Regolamento interno
Un article de Camptocamp Association.
Sommaire |
Assemblee generali
Convocazione
La convocazione alle assemblee generali è inviata a tutti i membri a mezzo comunicazione elettronica almeno dieci giorni prima della data d'inizio del periodo di deliberazione conformemente agli statuti. La convocazione indica obbligatoriamente :
- L’ordine del giorno delle proposte presentate a voto,
- la data, la durata e le modalità del periodo di deliberazione e del periodo di scrutinio che se ne segue.
Trasparenza
Tenuto conto della dispersione geografica dei membri, su decisione del Consiglio d'amministrazione, alcune assemblee generali possono tenersi utilizzando mezzi elettronici. In questo caso,
- Le deliberazioni sono tenute su un forum elettronico dedicato accessibile dai siti di Camptocamp-association o nella sezione associativa dei suddetti siti . La lettura delle deliberazioni è pubblica ma solo i membri dell'associazione possono intervenire. Solo il segretario ed il presidente possiedono i diritti di moderazione del forum.
- Lo scrutinio è tenuto mediante un supporto elettronico adeguato a garantire l'autenticazione e la riservatezza del voto. Dopo la data di chiusura, il segretario pubblica i risultati della votazione.
In caso di riunione fisica, questa è aperta al pubblico ma solo i membri dell'associazione possono intervenire. Qualsiasi sia la modalità dell'assemblea generale, nei 30 giorni che seguono la chiusura dello scrutinio, un verbale, approvato da qualsiasi mezzo dai membri del Consiglio d'amministrazione, è messo “on line” senza limitazione di durata per essere accessibile dai siti di Camptocamp-association o sulla parte associativa dei suddetti siti . Questo processo verbale è diffuso con spedizione elettronica alla lista di distribuzione dell’insieme dei membri.
Elezione del Consiglio d'amministrazione
I candidati al Consiglio d'amministrazione devono farsi conoscere con tutti i mezzi definiti da parte del Consiglio d'amministrazione almeno 24 ore prima dell'apertura del periodo di delibera dell'assemblea generale elettiva. Al momento dell'apertura del periodo di delibera, il Consiglio d'amministrazione notifica l'elenco dei candidati ad ogni membro per mezzo di una lista di distribuzione elettronica. In occasione dell’AG, i membri dell'associazione votano per ogni candidato individualmente. Sono eletti al Consiglio d'amministrazione i candidati che raccolgono maggiori voti positivi fino al numero di posti disponibili ed a condizione di avere ottenuto più dal 50% dei suffragi espressi. Se ci sono degli ex-aequo che aumentano il numero dei candidati che soddisfanno questi criteri rispetto al numero di posti disponibili, sarà allora organizzato un secondo giro di scrutinio per determinare la maggioranza dei voti per spareggio dei candidati ex-aequo.
Consiglio d'amministrazione
Trasparenza
Il Consiglio d'amministrazione decide la frequenza e le condizioni delle sue riunioni che possono svolgersi utilizzando mezzi elettronici. In questo caso,
- Le deliberazioni sono tenute su un forum dedicato accessibile dai siti di Camptocamp-association o sulla parte associativa dei suddetti siti. La lettura delle delibere è possibile per tutti i membri dell'associazione ma solo i membri del Consiglio d'amministrazione possono intervenire. Solo il segretario ed il presidente possiedono i diritti di moderazione del forum.
- Lo scrutinio è tenuto per mezzo di un supporto elettronico adeguata a garantire l'autenticazione del voto. Dopo la data di chiusura, il segretario pubblica i risultati dei voti.
Tuttavia, per eccezione, riunioni e/o decisioni potranno restare confidenziali nelle ipotesi in cui la necessità lo esiga.
Elezione del Comitato direttivo
Il comitato direttivo è composto dal Presidente, dal tesoriere e dal segretario. Tutti tre sono eletti dal Consiglio d'amministrazione con scrutinio a maggioranza semplice. Se il presidente, segretario o tesoriere si dimette, il Consiglio d'amministrazione procede, entro 30 giorni dalla notifica della dimissione, all'elezione di uno dei suoi membri a sostituire il posto libero per evitare la paralisi dell'associazione e la trasmissione delle pratiche.
Deleghe
Per delegare il proprio diritto di voto, un membro del Consiglio d'amministrazione può assegnare un mandato di voto tassativo ad un altro membro, al segretario o al tesoriere, per un periodo definito e per questioni fissate. Può anche assegnare un mandato di voto semplice ad un altro membro, al segretario o al tesoriere, per un periodo definito. Affinché il mandato sia valido, il membro che delega deve notificare al segretario che lo annuncerà all'inizio delle riunioni del Consiglio d'amministrazione. I membri del Comitato direttivo possono delegare i loro poteri nelle stesse condizioni.
Contratti ed atti passati dal presidente del Consiglio d'amministrazione
Il Presidente del Consiglio d'amministrazione deve ottenere l'autorizzazione preliminare del Consiglio d'amministrazione :
- per qualsiasi contratto di ogni tipo tra l'associazione e delle persone fisiche o delle persone giuridiche, di diritto pubblico o di diritto privato indipendentemente dall'importo e la durata dell'impegno,
- per qualsiasi spesa indipendentemente dall'importo.
Rimborso delle spese
Nel quadro delle attività dell'associazione, il Consiglio d'amministrazione può decidere un rimborso ai membri dell'associazione incaricati di un'azione accordando loro :
- una somma forfetaria, decisa stimando le somme necessarie o effettivamente spese ;
- un rimborso delle spese reali, con eventualmente anticipo di fondo.
In caso di rimborso di spese, il membro dovrà obbligatoriamente fornire tutte le fatture ed i giustificativi necessari prima del rimborso. In caso d'anticipo, il membro sarà obbligato a fornire tutte le fatture ed i giustificativi necessari entro un mese altrimenti impegna la sua responsabilità finanziaria nei confronti dell’associazione.
Un membro che abbia sostenuto delle spese senza l'accordo del Consiglio d'amministrazione non può esigere il rimborso.
Commissioni
Gli utenti attivi dei siti appartengono a varie commissioni per coordinare le loro attività nei siti comunitari. L'appartenenza ad una commissione permette di disporre di alcuni diritti tecnici che permettono di intervenire nei siti comunitari.
Si distingue, le commissioni seguenti :
- Moderazione topoguides per la moderazione dei topoguides interattive,
- Moderazione forum per la moderazione dei forum,
- Moderazione edito per la pubblicazione di articoli,
- Sviluppo per lo sviluppo e la manutenzione dei siti comunitari,
- Traduzione per la traduzione delle interfacce dei siti comunitari.
Per fare parte, di una commissione utenti attivi dei siti bisogna essere cooptati con il consenso della suddetta commissione. In caso d'abuso, utenti attivi dei siti possono vedere i propri diritti tecnici sospesi con decisione della commissione interessata o con decisione del Consiglio d'amministrazione.
